Zertifizierung von Managementsystemen zur Korruptionsbekämpfung nach ISO 37001

Die Anforderungen für eine Zertifizierung des Antikorruptions-Managementsystems (AKMS) sind in der Norm ISO 37001:2018 festgelegt. Die Norm besteht aus den folgenden Abschnitten:

1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung

Diese Abschnitte entsprechen der „High-Level-Struktur“ und sind innerhalb der aktuell gültigen Managementsysteme einheitlich, um entsprechend verschiedene Managementsysteme integriert im Unternehmen leben zu können. Für eine Zertifizierung nach ISO 37001 muss ein Unternehmen nachweisen, dass es alle Anforderungen der Norm erfüllt hat. Dies erfolgt durch eine unabhängige Prüfung der Dokumentation sowie eine Vor-Ort-Prüfung der Implementierung, Angemessenheit und Wirksamkeit des AKMS.

Die Zertifizierung nach ISO 37001 ist eine anspruchsvolle Aufgabe für jedes Unternehmen, da es sich um ein umfassendes Managementsystem zur Korruptionsbekämpfung (AKMS) handelt, welches sicherstellt, dass mit angemessenen Maßnahmen, Korruption im Unternehmen vermieden als auch identifiziert und bekämpft wird. Einige der besonderen Herausforderungen, die Unternehmen bei der Zertifizierung nach ISO 37001 angehen müssen, sind:

1. Umfassende Dokumentation: Das Unternehmen muss eine umfassende Dokumentation aller relevanten Korruptionsrisiken erstellen und pflegen.
2. Umsetzung von Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung: Das Unternehmen muss ein umfassendes Managementsystem implementieren und Sicherheitsmaßnahmen im Betrieb sowie durch kontrollierte Organisationen und durch Geschäftspartner mit der Verpflichtung zur Korruptionsbekämpfung umsetzen.
3. Ressourcen: Das Unternehmen muss ausreichende Ressourcen bereitstellen, um das AKMS effektiv zu betreiben und aufrechtzuerhalten, einschließlich finanzieller Ressourcen, Mitarbeitertraining und technischer Infrastruktur. Die Führung und Verpflichtung liegt beim Obersten Organ sowie der Obersten Leitung, die Politik zur Korruptionsbekämpfung, Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation zu definieren.
4. Compliance: Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Aufgabe zur Korruptionsbekämpfung einer oder mehreren Personen zugewiesen ist und diese in angemessener Weise über Kompetenz, Status, Verantwortung und Unabhängigkeit zur Erfüllung der Korruptionsbekämpfung verfügen.
5. Interne Audits und Überprüfungen: Das Unternehmen muss regelmäßige interne Audits und Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass das AKMS angemessen ist und dass alle risikomitigierenden Maßnahmen (wie z. B. Kontrollhandlungen) richtig umgesetzt werden. Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen sind ein wichtiger Bestandteil für die internen Möglichkeiten zur Verbesserung.
6. Managementbewertungen: Sowohl durch die Unternehmensleitung als auch ggf. den Aufsichtsrat oder die Gesellschafterversammlung sind in regelmäßigen Abständen Bewertungen des AKMS vorzunehmen und zu dokumentieren.

Diese Herausforderungen erfordern eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse und eine kontinuierliche Verbesserung des Managementsystem zur Korruptionsbekämpfung, um sicherzustellen, dass das Unternehmen immer auf dem neuesten Stand ist und seine Systeme und Prozesse kontinuierlich verbessert werden.

Für eine AKMS-Zertifizierung nach ISO 37001 sind verschiedene Dokumente erforderlich. Hier sind einige der zwingend erforderlichen Dokumente aufgeführt:

1. Politik zur Korruptionsbekämpfung: Dieses Dokument beschreibt die Ziele und Grundsätze für die Korruptionsbekämpfung in Ihrem Unternehmen insbesondere durch die Verantwortung der Unternehmensleitung.
2. Risikobewertungs- und Steuerungsplan: Hierbei handelt es sich darum, dass Sie Ihre Korruptionsrisiken aufzeigen, beurteilen und Ihre Risikobewertungs- und Risikosteuerungsprozesse beschreiben. Es sollte beinhalten, wie Sie Bedrohungen identifizieren, Risiken bewerten, Steuerungsmaßnahmen planen und umsetzen, sowie die Effektivität dieser Maßnahmen messen.
3. Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen: Eine Dokumentation der Schutzmaßnahmen, die getroffen wurden, um die Risiken zu behandeln, die in der Risikobewertung identifiziert wurden.
4. Schulungsdokumentation: Eine Dokumentation der Schulungsmaßnahmen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf Korruptionsbekämpfung durchlaufen haben. Relevant ist, dass dem relevanten Personal sowie Geschäftspartnern und dritten interessierten Parteien der Umgang mit den Korruptionsrisiken bewusst ist.
5. Interne Audits: Sie müssen in geplanten Abständen (mindestens einmal jährlich) interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Managementsystem zur Korruptionsbekämpfung ordnungsgemäß in die Prozesse und Abläufe des Unternehmens implementiert ist. Dokumentationen von Auditprogrammen, Auditberichten, Auditschritten, Korrekturmaßnahmen, Rückverfolgbarkeit und Auditnachweise sollten gesammelt werden.
6. Prozessbeschreibungen und Aufzeichnungen: Eine Dokumentation der Prozesse, Überwachungsmaßnahmen und sonstigen Aufzeichnungen, die den Betrieb des AKMS und die Überwachung der Bekämpfung von Korruption dienen sind zu dokumentieren.
7. Managementbewertungen: Die oberste Leitung, die zumeist die Geschäftsleitung ist, sollte regelmäßig die Wirksamkeit Ihres Managementsystem zur Korruptionsbekämpfung bewerten und entsprechende Entscheidungen treffen. Dokumentationen von Bewertungen, Rückmeldungen und Entscheidungen sind zu sammeln. Die relevanten Aspekte für die Managementbewertung sind eindeutig im Standard ISO 37001 definiert.

Diese Dokumente sind nur einige Beispiele für die Art der Dokumentation, die für eine ISO 37001 Zertifizierung erforderlich ist. Es kann je nach Unternehmen und Situation unterschiedlich sein, welche Dokumente genau benötigt werden.